PANDUAN ADMINISTRATOR

Cara Membuat User Baru

Zoho Mail Admin Console – Domain mattroy.id

Keterangan	Isi
Dokumen	Panduan Admin
Ditujukan untuk	Administrator Zoho Mail
Platform	Zoho Mail (Admin Console)
Domain	mattroy.id

Panduan Administrator – Membuat User Baru | Halaman 1

1. Pendahuluan

Panduan ini menjelaskan cara administrator menambahkan user (pengguna) baru ke Zoho

Mail. Setiap user baru akan mendapatkan alamat email sesuai domain organisasi, misalnya

heppy@mattroy.id.

1.1 Prasyarat

•

Anda memiliki akun administrator atau Super Admin di Zoho Mail.
•

Domain organisasi sudah terdaftar dan terverifikasi (mattroy.id).
•

Kuota lisensi user pada paket langganan masih tersedia.
•

Koneksi internet stabil dan browser (misalnya Google Chrome) terbaru.

1.2 Ringkasan Langkah

No	Langkah	Keterangan singkat
1	Masuk (Sign in)	Login ke Zoho Mail memakai akun admin / superadmin
2	Buka menu Users	Lihat daftar user lalu klik Add
3	Isi data user	Nama, username, dan password
4	Atur opsi tambahan	Kirim kredensial & wajib ganti password
5	Simpan user	Klik tombol Add
6	Konfirmasi & bagikan	Salin email dan password ke user

Panduan Administrator – Membuat User Baru | Halaman 2

2. Langkah-Langkah Membuat User Baru

Langkah 1 – Masuk (Sign in) ke Zoho

1.

Buka halaman login Zoho melalui browser.
2.

Pada kolom

Email address or mobile number

, ketik alamat email akun administrator

Anda.
3.

Klik

tombol

Next

,

lalu

masukkan

password

dan

selesaikan

verifikasi

jika

diminta

(misalnya OTP / OneAuth).

Gambar 1. Halaman Sign in Zoho (kolom email dan tombol Next ditandai kotak merah)

Tips Anda juga dapat masuk menggunakan akun Google, Microsoft, atau lainnya pada bagian “Sign in using”, selama akun tersebut terhubung dengan akun admin.

Panduan Administrator – Membuat User Baru | Halaman 3

Langkah 2 – Buka Menu Users

1.

Setelah berhasil masuk, buka

Admin Console

Zoho Mail.
2.

Pada menu di sisi kiri, klik

Users

.
3.

Halaman “Zoho Mail Users” akan menampilkan daftar user yang sudah ada beserta

total user di pojok kanan atas.
4.

Klik tombol

+ Add

di bagian atas daftar untuk mulai membuat user baru.

Gambar 2. Halaman daftar user (menu Users dan tombol Add ditandai kotak merah)

Panduan Administrator – Membuat User Baru | Halaman 4

Langkah 3 – Buka Formulir Add User

Formulir “Add user” akan tampil. Kolom bertanda bintang merah (*) wajib diisi.

Gambar 3. Formulir Add user yang masih kosong

Penjelasan kolom pada formulir:

Kolom	Wajib?	Penjelasan
First Name	Ya	Nama depan user.
Last Name	Tidak	Nama belakang user (boleh dikosongkan).
Username	Ya	Bagian depan alamat email. Terisi otomatis dari nama, dan dapat diubah. Domain dipilih di sebelah kanan (@mattroy.id).
New password	Ya	Password awal untuk user. Klik Auto-generate agar sistem membuatkan password otomatis.
Send credentials via email	Tidak	Jika dicentang, data login dikirim ke email user.
Force user to change password on first log in	Tidak	Jika dicentang, user wajib mengganti password saat login pertama (disarankan).
Upload (foto)	Tidak	Foto profil user (opsional).

Panduan Administrator – Membuat User Baru | Halaman 5

Langkah 4 – Isi Data User

1.

Isi

First Name

dengan nama depan user, contohnya

Heppy

.
2.

Periksa kolom

Username

. Sistem mengisinya otomatis (contoh:

heppy

). Ubah bila

perlu, dan pastikan domain yang dipilih benar (contoh:

mattroy.id

).
3.

Isi

New password

atau klik

Auto-generate

untuk membuat password otomatis. Klik

ikon mata untuk melihat password yang diketik.
4.

Perhatikan kotak persyaratan password yang muncul. Semua syarat harus bertanda

centang hijau.

Gambar 4. Formulir yang sudah terisi (password disamarkan pada gambar ini)

Persyaratan password:

Syarat	Contoh
Minimal 8 karakter	Mattroy2026! (12 karakter)
Minimal 1 huruf besar	M
Minimal 1 huruf kecil	attroy
Minimal 1 angka	2026
Minimal 1 karakter spesial	!

Penting – Keamanan Password Jangan memakai password yang mudah ditebak dan jangan gunakan password contoh pada panduan ini untuk akun sungguhan. Bila memungkinkan, gunakan Auto-generate agar password acak dan kuat.

Panduan Administrator – Membuat User Baru | Halaman 6

Langkah 5 – Atur Opsi Tambahan

Sebelum menyimpan, tentukan dua opsi berikut di bawah kolom password:

•

Send credentials via email

– centang jika Anda ingin sistem mengirim email berisi

data login ke user. Kosongkan jika Anda akan membagikan data login secara manual.
•

Force user to change password on first log in

– sebaiknya tetap dicentang. Dengan

begitu, hanya user yang mengetahui password barunya sehingga lebih aman.

Bagian

“Show

additional

fields”

dan

“Show

Zoho

People

work

fields”

bersifat

opsional,

misalnya

untuk

data

kontak,

jabatan,

atau

departemen.

Klik

untuk

membukanya

bila

diperlukan.

Langkah 6 – Simpan User

1.

Periksa kembali semua data yang sudah diisi.
2.

Klik tombol

Add

berwarna biru di bagian bawah halaman.
3.

Tunggu beberapa saat hingga proses selesai.

Panduan Administrator – Membuat User Baru | Halaman 7

Langkah 7 – Konfirmasi User Berhasil Dibuat

Jika

berhasil,

akan

tampil

halaman

User

created

successfully

beserta

kotak

User

Credentials

yang berisi:

•

Email Address

– alamat email user (contoh: heppy@mattroy.id).
•

Password

–

password

awal

user

(klik

ikon

mata

untuk

melihat,

ikon

salin

untuk

menyalin).

Gambar 5. Halaman konfirmasi user berhasil dibuat (password disamarkan pada gambar ini)

Setelah itu, pilih salah satu tombol di bawah kotak kredensial:

Tombol	Fungsi
Done	Selesai dan kembali ke daftar user.
Go to created user	Membuka halaman detail user yang baru dibuat untuk pengaturan lanjutan.
Add more users	Menambahkan user lain tanpa kembali ke daftar.

Penting Halaman kredensial ini hanya muncul sekali. Salin email dan password sebelum menekan Done jika Anda tidak memilih opsi kirim kredensial via email.

Panduan Administrator – Membuat User Baru | Halaman 8

3. Setelah User Dibuat

1.

Berikan alamat email dan password awal kepada user melalui jalur yang aman (jangan

lewat grup chat umum).
2.

Minta user login ke Zoho Mail. Jika opsi ganti password dicentang, user akan diminta

membuat password baru.
3.

Kembali ke menu

Users

dan pastikan user baru tampil di daftar dengan status aktif

(ikon centang hijau).
4.

Jika kolom Last Sign In masih menampilkan “Create mail account”, berarti kotak surat

user belum dibuat. Klik tulisan tersebut untuk membuatnya.

4. Pemecahan Masalah (Troubleshooting)

Masalah	Penyebab umum	Solusi
Tombol Add tidak bisa diklik	Kolom wajib belum terisi	Lengkapi First Name, Username, dan New password.
Password ditolak	Belum memenuhi syarat	Pastikan semua syarat bertanda centang hijau, atau gunakan Auto- generate.
Username sudah dipakai	Alamat email sudah ada	Ubah username, misalnya heppy.m atau heppy01.
Domain tidak muncul	Domain belum diverifikasi	Cek menu Domains dan selesaikan verifikasi domain.
Tidak bisa menambah user	Kuota lisensi penuh	Periksa menu Subscription dan tambah lisensi bila perlu.
User belum bisa login	Kotak surat belum dibuat	Klik Create mail account pada daftar Users.

5. Ringkasan Cepat

Checklist Administrator ☐ Login sebagai administrator ☐ Menu Users → klik Add ☐ Isi First Name, Username, dan password yang memenuhi syarat ☐ Centang “Force user to change password on first log in” ☐ Klik Add ☐ Salin email & password, lalu berikan kepada user dengan aman ☐ Pastikan user tampil di daftar dengan status aktif

Panduan Administrator – Membuat User Baru | Halaman 9